Termine im Terminplan verwalten

Überblick

Im Terminplan des Apothekenportals sehen Sie gebuchte Termine und legen neue an. Über den Klick auf einen Termin öffnen Sie die Patientenakte. In der Patientenakte verschieben Sie den Termin. Über den Status sagen Sie einen Termin ab. Online buchbare Öffnungszeiten legen Sie ebenfalls im Terminplan an.

Voraussetzungen

• Rolle: Mitarbeitende mit Zugang zum Terminplan. Administratoren sehen zusätzlich Verwaltung.
• Zugriff auf: mindestens einen Standort und eine Leistung
• Zeitbedarf: ca. 5 Min.

Schritt-für-Schritt

1. Terminplan öffnen. Klicken Sie links auf Terminplan. Oben wählen Sie Tag oder Woche. Mit den Pfeilen und Heute wechseln Sie den Tag. Filtern Sie nach Leistungen, Standort und Raum. In der Tagesansicht finden Sie unter dem Kalender den Bereich Verfügbare Slots heute. Dort sehen Sie je Leistung und Raum die freien Zeitfenster.
   Wählen Sie bei Leistungen den Eintrag Alle, um alle Termine zu sehen. Ist eine einzelne Leistung gewählt, zeigt der Terminplan nur deren Termine.

2. Neuen Termin anlegen. Tippen Sie in der Tagesansicht unten rechts auf +. Wählen Sie Termin erstellen. In der Wochenansicht öffnet + die Buchung direkt. Dort tippen Sie freie Zeiten im Wochenraster an.
   Im Plus-Menü der Tagesansicht stehen zusätzlich Wiederkehrende Öffnung, Sonderöffnung und Schließzeit. Diese drei Punkte gehören zu den Online-Öffnungszeiten. Details stehen im Artikel zu Verfügbarkeiten.

3. Leistung und Zeit wählen. Die Seite heißt Neuen Termin buchen. Wählen Sie Dienstleistung, Standort und Raum. Danach erscheinen unter Zeit wählen die freien Slots, aufgeteilt in Vormittags und Nachmittags. Über den Filter Alle Termine zeigen Sie bei Bedarf nur Slots mit Online buchbar. Tippen Sie einen Slot an.
   

4. Patient wählen und buchen. Rechts öffnet sich Patient auswählen. Suchen Sie unter Patient wählen einen vorhandenen Patienten oder wählen Sie Neuen Patienten anlegen. Legen Sie fest, ob der Patient Terminbestätigung und Terminerinnerung erhalten soll: Ja oder Nein. Voreingestellt ist Ja. Optional weisen Sie unter Zuständig eine Person zu und schreiben eine Notiz. Bestätigen Sie mit Termin buchen.
   

5. Termin öffnen. Klicken Sie im Terminplan auf einen Termin. Eine Kurzansicht zeigt Uhrzeit, Leistung, Status und Patient. Klicken Sie auf den Namen des Patienten. Align öffnet die Patientenakte. Der Termin steht unter Kontakte. Im aufgeklappten Kontakt sehen Sie ihn im Reiter Termine.
   

6. Termin verschieben. Tippen Sie im Reiter Termine rechts neben dem Termin auf das Symbol mit den zwei Pfeilen. Es öffnet sich Termin bearbeiten. Ändern Sie Datum, Uhrzeit oder Dienstleistung. Die Endzeit berechnet Align automatisch. Speichern Sie mit Termin aktualisieren.
   

7. Termin absagen. Jeder Termin hat einen Status, zum Beispiel geplant. Tippen Sie auf den Status in der Kurzansicht oder in der Patientenakte. Wählen Sie von der Apotheke abgesagt oder vom Patienten abgesagt (entschuldigt). Für Termine ohne Erscheinen gibt es nicht erschienen. Weitere Status sind in Bearbeitung und abgeschlossen.
   

Häufige Fehler

• Standort oder Raum nicht gewählt. Ohne vollständige Auswahl sehen Sie unter Zeit wählen den Hinweis Auswahl unvollständig. Wählen Sie Dienstleistung, Standort und Raum.

• Termine fehlen im Terminplan. Prüfen Sie den Filter Leistungen. Mit Alle sehen Sie alle Termine.
• Öffnungszeiten mit Terminen verwechseln. Wiederkehrende Öffnung, Sonderöffnung und Schließzeit steuern die Online-Buchung. Sie sind keine Patiententermine.
• Buchung versehentlich abgebrochen. Die Taste Esc kann die Seite Neuen Termin buchen schließen. Schließen Sie Auswahllisten besser mit einem Klick.
• Falschen Standortfilter gewählt. Leistungen sind standortbezogen. Wenn am gewählten Standort keine Öffnungszeiten hinterlegt sind, erscheinen keine Slots.

FAQ

Gibt es eine Sync mit Google Calendar oder Outlook?
Nein. Termine liegen nur im Align-Terminplan.

Wie verschiebe ich einen Termin?
Öffnen Sie den Termin in der Patientenakte. Tippen Sie im Reiter Termine auf das Symbol mit den zwei Pfeilen. Ändern Sie Datum oder Uhrzeit und tippen Sie auf Termin aktualisieren.

Wie sage ich einen Termin ab?
Ändern Sie den Status auf von der Apotheke abgesagt oder vom Patienten abgesagt (entschuldigt).

Werden Patient:innen bei Absage informiert?
Wenn am Standort Termin-E-Mails (Buchung und Absage) aktiv ist, kann Align Buchungs- und Absage-Mails senden. Es gibt keine Stornofrist als eigene Einstellung.

Wo lege ich online buchbare Zeiten fest?
Im Terminplan über + in der Tagesansicht unter Wiederkehrende Öffnung, Sonderöffnung oder Schließzeit. Siehe den Artikel zu Verfügbarkeiten und Buchungsregeln.

Was bedeutet Online buchbar?
Slots mit Online buchbar können Patient:innen auch selbst im Patientenportal buchen.

Verwandte Themen

• Verfügbarkeiten & Buchungsregeln festlegen
• Leistungen & Terminarten anlegen
• Apothekenstammdaten & Öffnungszeiten pflegen