Patientendaten aus PROKAS übernehmen

Überblick

Sie nutzen PROKAS und führen Align Health ein? Dann übernehmen wir Ihre bestehenden Kundendaten als Patientenakten in das Apothekenportal. So starten Sie mit einer gefüllten Patientenliste und müssen Ihre Stammkund:innen nicht einzeln anlegen.

Dieser Artikel richtet sich an Administrator:innen Ihrer Apotheke. Er beschreibt, welchen Export wir aus PROKAS brauchen, welche Daten übernommen werden und welche Datensätze wir nicht übernehmen können.

🔒 Kundendaten sind besonders schützenswerte Gesundheitsdaten. Senden Sie den Export niemals per E-Mail oder über einen anderen unverschlüsselten Weg. Nutzen Sie ausschließlich den sicheren Upload-Link, den Ihnen das Align-Team bereitstellt.

Voraussetzungen

• Ihre Apotheke ist in Align Health eingerichtet.
• Sie haben in PROKAS die Berechtigung, Kundenlisten zu erstellen und zu exportieren.
• Sie haben mit dem Align-Team einen Termin für die Datenübernahme abgestimmt und einen sicheren Upload-Link erhalten.

Welche Dateien wir brauchen

Ein Listen-Export aus dem PROKAS-List-Browser erzeugt zwei Dateien mit demselben Namen. Wir brauchen immer beide:

• .PRO-Datei: Die Steuerdatei der Liste. Sie legt fest, welche Spalten die Liste hat, in welcher Reihenfolge sie stehen und welche Zeichenkodierung gilt.
• .CSV-Datei: Die Daten. Jede Zeile ist eine Kundin oder ein Kunde. Die Felder sind durch Semikolon getrennt. Eine Kopfzeile ist nicht nötig, die Spaltennamen kommen aus der .PRO-Datei.

Beide Dateien müssen aus demselben Export stammen. Ohne die passende .PRO-Datei können wir die .CSV-Datei nicht lesen.

Zeichenkodierung: Wir lesen die Codepage aus der .PRO-Datei, in der Regel Codepage 850. So bleiben Umlaute wie ä, ö, ü und ß erhalten. Fehlt die Angabe, nehmen wir Codepage 850 an.

Mehrzeilige Felder: PROKAS speichert Zeilenumbrüche innerhalb eines Feldes als senkrechten Strich (|). Wir wandeln ihn beim Import wieder in einen Zeilenumbruch um.

Felder der Kundenliste

Die Liste braucht diese Felder. Die Feldnamen müssen genau so lauten wie in PROKAS. Die Reihenfolge ist frei. Weitere Felder stören nicht, sie werden nicht übernommen.

Feld in PROKAS	Pflicht	Wird in Align Health zu
KundenNrGPNr	Ja	Interne Kennung für den erneuten Import
NachName	Ja	Nachname
Vorname	Ja	Vorname
GeburtsDatum	Ja	Geburtsdatum im Format TT.MM.JJJJ
KundenGeschlecht	Ja	Geschlecht: M wird männlich, W wird weiblich
KundenNummer	Nein	Interne Kennung, schützt vor doppelten Akten
TelefonNummer	Nein	Mobilnummer
EMailStandardAdr	Nein	E-Mail-Adresse
Strasse	Nein	Straße und Hausnummer
Postleitzahl	Nein	Postleitzahl
Wohnort	Nein	Ort
Land	Nein	Land, nur der Wert „Deutschland“ wird übernommen
NachrichtKunde	Nein	Notiz in der Patientenakte

Felder wie das Datum des letzten Abverkaufs, die Standard-Lieferadresse oder die Standard-Rechnungsadresse dürfen in der Liste stehen. Wir übernehmen sie nicht.

Schritt für Schritt

1. Stimmen Sie mit dem Align-Team einen Termin für die Datenübernahme ab. Sie erhalten einen sicheren Link, über den Sie die Exportdateien auf die Server von Align Health hochladen.
2. Erstellen Sie eine Kundenliste mit den Feldern aus der Tabelle oben und wählen Sie alle Kund:innen aus, die Sie übernehmen möchten. Solche Listen erstellen Sie in der Regel mit dem Listen- bzw. Berichtsgenerator Ihres Warenwirtschaftssystems, in PROKAS mit dem List-Browser. Wenn Sie unsicher sind, hilft Ihnen das Align-Team.
3. Exportieren Sie die Liste. Prüfen Sie, dass Sie zwei Dateien mit demselben Namen haben, zum Beispiel KUNDEN.PRO und KUNDEN.CSV.
4. Öffnen und speichern Sie die .CSV-Datei nicht in Excel oder einem anderen Programm. Beim Speichern können sich Zeichenkodierung und Datumsformat ändern. Dann passen .PRO und .CSV nicht mehr zusammen.
5. Laden Sie beide Dateien über den sicheren Link hoch.
6. Das Align-Team führt den Import für Ihre Apotheke durch. Danach erhalten Sie eine Importstatistik: wie viele Patientenakten neu angelegt wurden, wie viele Datensätze als bereits importiert übersprungen wurden und wie viele nicht übernommen werden konnten.
7. Prüfen Sie im Apothekenportal unter Patienten einige Patientenakten stichprobenartig.
8. Löschen Sie die Exportdateien von Ihrem Rechner, sobald Sie die Importstatistik erhalten haben. Align Health löscht die hochgeladenen Dateien, sobald der Import abgeschlossen ist.

Welche Daten übernommen werden

Für jede Kundin und jeden Kunden mit vollständigen Pflichtfeldern legt Align Health eine Patientenakte an. Übernommen werden:

• Nachname, Vorname, Geburtsdatum und Geschlecht
• Mobilnummer und E-Mail-Adresse, wenn vorhanden
• Straße, Postleitzahl, Ort und Land, wenn vorhanden
• Die Nachricht an den Kunden aus PROKAS als Notiz in der Patientenakte

Alle Daten werden wie jede andere Patientenakte verschlüsselt gespeichert.

Einschränkungen: was wir nicht übernehmen

Diese Datensätze werden nicht übernommen:

• Ohne Geburtsdatum. Fehlt das Geburtsdatum oder ist es ungültig, übernehmen wir den Datensatz nicht. Ungültig sind zum Beispiel zweistellige Jahreszahlen (01.02.49) oder Daten, die es nicht gibt (31.02.1980).
• Ohne Nachname oder Vorname.
• Ohne gültiges Geschlecht. Nur M und W werden erkannt. Ist das Feld leer oder steht dort etwas anderes, übernehmen wir den Datensatz nicht.
• Ohne KundenNrGPNr.
• Mit einer bereits vergebenen Kundennummer. Ist eine Kundennummer schon einer anderen importierten Patientenakte zugeordnet oder steht sie zweimal in der Datei, übernehmen wir nur den ersten Datensatz.

Geschäftspartner wie Großhändler, Arztpraxen oder Firmen haben in PROKAS meist kein Geburtsdatum und kein Geschlecht. Sie werden deshalb automatisch nicht übernommen.

Diese Angaben werden angepasst oder leer gelassen:

• Eine E-Mail-Adresse ohne @ bleibt leer. Die Patientenakte wird trotzdem angelegt.
• Ein anderes Land als „Deutschland“, zum Beispiel „unbekannt“, bleibt leer.
• Eine Kundennummer 0 gilt als leer.
• Die Telefonnummer übernehmen wir unverändert in das Feld Mobilnummer, auch wenn es eine Festnetznummer ist.

Diese Daten übernimmt der Import grundsätzlich nicht:

• Einwilligungen der Patient:innen
• Termine, Abverkäufe, Medikation und Rezepte
• Liefer- und Rechnungsadressen

Doppelte Patientenakten und erneuter Import

• Erneuter Import: Senden Sie später einen neuen Export, legt Align Health nur Kund:innen an, die noch nicht importiert wurden. Bereits importierte Datensätze erkennen wir an der KundenNrGPNr und überspringen sie.
• Keine Aktualisierung: Ein erneuter Import ändert bestehende Patientenakten nicht. Hat sich zum Beispiel eine Adresse in PROKAS geändert, passen Sie sie im Apothekenportal selbst an.
• Kein Zusammenführen mit vorhandenen Akten: Der Import vergleicht nur mit früheren PROKAS-Importen. Patientenakten, die vor dem Import in Align Health angelegt wurden, etwa durch eine Buchung im Patientenportal oder von Ihrem Team, führen wir bewusst nicht mit importierten Akten zusammen. So vermeiden wir fehlerhafte Zusammenführungen verschiedener Personen. Hat eine Person bereits eine Akte, entsteht eine zweite. Führen Sie den Import deshalb möglichst durch, bevor Sie Align Health im Alltag nutzen.

Nach dem Import

• Importierte Patient:innen erhalten durch den Import keine Nachricht.
• Der Import setzt keine Einwilligungen. Jede importierte Akte zeigt zunächst 0/5 Einwilligungen. Terminbestätigungen und Terminerinnerungen gehen nur über Kanäle mit gesetzter Einwilligung. Setzen Sie Einwilligungen nur, wenn die Zustimmung vorliegt.
• Prüfen Sie bei Bedarf die Mobilnummer, bevor Sie SMS-Erinnerungen nutzen.

Häufige Fehler

• Nur die .CSV-Datei senden. Ohne die .PRO-Datei aus demselben Export ist kein Import möglich.
• Die .CSV-Datei in Excel bearbeiten. Danach stimmen Zeichenkodierung oder Datumsformat oft nicht mehr. Senden Sie den unveränderten Export.
• Den Export per E-Mail senden. Laden Sie die Dateien nur über den sicheren Upload-Link hoch.
• Fehlende Geburtsdaten. Ergänzen Sie Geburtsdatum und Geschlecht vor dem Export in PROKAS, wenn Sie diese Kund:innen übernehmen möchten.
• Felder umbenennen. Die Feldnamen der Liste müssen genau den PROKAS-Namen aus der Tabelle entsprechen.

FAQ

Warum fehlen einige Kund:innen nach dem Import?
Die Importstatistik zeigt, wie viele Datensätze nicht übernommen werden konnten. Meist fehlt ein Pflichtfeld, häufig das Geburtsdatum oder das Geschlecht. Ergänzen Sie die Angaben in PROKAS und senden Sie einen neuen Export. Bereits importierte Kund:innen werden dabei nicht doppelt angelegt.

Kann ich den Import selbst im Apothekenportal starten?
Nein. Den Import führt das Align-Team für Ihre Apotheke durch.

Werden bereits vorhandene Patientenakten mit den importierten zusammengeführt?
Nein. Akten, die vor dem Import in Align Health angelegt wurden, führen wir bewusst nicht mit importierten Akten zusammen. So vermeiden wir, dass Daten verschiedener Personen fälschlich zusammengeführt werden. Führen Sie den Import deshalb möglichst durch, bevor Sie Align Health im Alltag nutzen.

Was passiert mit den hochgeladenen Dateien?
Align Health löscht die hochgeladenen Exportdateien, sobald der Import abgeschlossen ist.

Werden Patient:innen über den Import informiert?
Nein. Der Import verschickt keine E-Mails, SMS oder WhatsApp-Nachrichten.

Erhalten importierte Patient:innen Terminerinnerungen?
Erst wenn die passende Einwilligung in der Patientenakte gesetzt ist.

Werden Änderungen aus PROKAS später automatisch übernommen?
Nein. Es gibt keine laufende Synchronisierung. Ein erneuter Import ergänzt nur neue Kund:innen.

Was passiert mit Umlauten?
Umlaute bleiben erhalten, solange Sie den Export unverändert senden.

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