Technische Anforderungen & Implementierung

Patientendaten aus Ihrem bisherigen System übernehmen

So übernimmt Align Health Ihre Kundendaten aus PROKAS oder Aposoft als Patientenakten: Ablauf, sichere Übermittlung ohne E-Mail, Pflichtangaben wie das Geburtsdatum und was nach dem Import zu tun ist.

Zuletzt aktualisiert: 19. Oktober 2026

Überblick

Wenn Sie zu mit Align Health starten, müssen Sie Ihre Stammkund:innen nicht von Hand neu anlegen. Align Health übernimmt die Kundendaten aus Ihrem bisherigen Apothekensystem als Patientenakten in das Apothekenportal. So können Sie vom ersten Tag an Termine für bekannte Patient:innen buchen.

Dieser Artikel richtet sich an Administrator:innen Ihrer Apotheke. Er erklärt den Ablauf, die sichere Übermittlung und die Regeln, die für jeden Import gelten.

Welche Systeme wir bereits jetzt unterstützen

PROKAS: siehe Patientendaten aus PROKAS übernehmen
Aposoft: siehe Patientendaten aus Aposoft übernehmen

Sie nutzen ein anderes System? Sprechen Sie uns an, bevor Sie Daten exportieren.

Patientendaten sicher übermitteln

🔒 Kundendaten sind besonders schützenswerte Gesundheitsdaten. Senden Sie Exportdateien niemals per E-Mail, über Messenger, über öffentliche Cloud-Links oder auf einem unverschlüsselten USB-Stick.

Für die Datenübernahme stellt Ihnen das Align-Team einen sicheren Link bereit. Darüber laden Sie die Exportdateien direkt auf die Server von Align Health hoch. Warten Sie mit dem Export, bis Sie diesen Link erhalten haben.

Align Health löscht die hochgeladenen Exportdateien, sobald der Import abgeschlossen ist.

Für eine sichere Übernahme gilt außerdem:

Exportieren Sie nur die Felder, die für den Import nötig sind.
Speichern Sie die Exportdateien nur kurz und nur auf einem Rechner Ihrer Apotheke.
Löschen Sie die Exportdateien auf Ihrem Rechner, sobald Sie die Importstatistik erhalten haben.

Ablauf

Sie stimmen mit dem Align-Team einen Termin für die Datenübernahme ab und erhalten einen sicheren Upload-Link.
Sie exportieren die Kundendaten aus Ihrem bisherigen System. Solche Exporte erstellen Sie in der Regel mit dem Listen- bzw. Berichtsgenerator Ihres Warenwirtschaftssystems. Welche Datei wir brauchen, steht im Artikel zu Ihrem System. Wenn Sie unsicher sind, hilft Ihnen das Align-Team.
Sie laden die Datei über den sicheren Link hoch.
Das Align-Team führt den Import für Ihre Apotheke durch. Danach erhalten Sie eine Importstatistik: wie viele Patientenakten neu angelegt wurden, wie viele Datensätze als bereits importiert übersprungen wurden und wie viele nicht übernommen werden konnten. Die hochgeladenen Dateien löscht Align Health, sobald der Import abgeschlossen ist.
Sie prüfen die importierten Patientenakten im Apothekenportal unter Patienten.

Regeln für jeden Import

Pflichtangaben: Nachname, Vorname und ein gültiges Geburtsdatum im Format TT.MM.JJJJ. Datensätze ohne Geburtsdatum übernehmen wir nicht. Für PROKAS ist zusätzlich das Geschlecht Pflicht.
Firmen und Geschäftspartner: Einträge ohne Geburtsdatum, etwa Großhändler oder Arztpraxen, werden nicht übernommen.
Fehlerhafte Datensätze: Ein unvollständiger Datensatz verhindert nicht den Import der übrigen. Er wird nur selbst übersprungen.
Kein Zusammenführen mit vorhandenen Akten: Patientenakten, die vor dem Import in Align Health angelegt wurden, etwa aus einer Buchung im Patientenportal oder von Ihrem Team, führen wir bewusst nicht mit importierten Akten zusammen. So vermeiden wir fehlerhafte Zusammenführungen verschiedener Personen. Hat eine Person schon eine Akte, entsteht eine zweite. Führen Sie den Import deshalb möglichst durch, bevor Sie Align Health im Alltag nutzen.
Keine laufende Synchronisierung: Änderungen in Ihrem bisherigen System erscheinen nicht automatisch in Align Health.
Nicht Teil des Imports: Einwilligungen, Termine, Abverkäufe, Medikation und Rezepte.

Nach dem Import

Importierte Patient:innen erhalten durch den Import keine Nachricht.
Der Import setzt keine Einwilligungen. Jede importierte Akte zeigt zunächst 0/5 Einwilligungen. Ohne Einwilligung gehen über den jeweiligen Kanal keine Terminbestätigungen und Terminerinnerungen. Wie Sie Einwilligungen setzen, lesen Sie in Einwilligungen der Patient:innen: wie sie entstehen und wie Sie sie pflegen.
Telefonnummern werden unverändert in das Feld Mobilnummer übernommen. Prüfen Sie die Nummer, bevor Sie SMS-Erinnerungen nutzen.

Häufige Fehler

Export per E-Mail senden. Laden Sie die Dateien nur über den sicheren Upload-Link hoch.
Exportdatei in Excel bearbeiten. Beim Speichern können sich Zeichenkodierung, Trennzeichen oder Datumsformat ändern. Senden Sie den unveränderten Export.
Geburtsdaten fehlen im alten System. Ergänzen Sie fehlende Geburtsdaten vor dem Export, wenn Sie diese Kund:innen übernehmen möchten.
Align Health vor dem Import im Alltag nutzen. Bereits angelegte Akten werden nicht mit importierten zusammengeführt. Dann entstehen doppelte Patientenakten.

FAQ

Kann ich nur einen Teil meiner Kund:innen übernehmen?
Ja. Exportieren Sie nur die Kund:innen, die Sie übernehmen möchten.

Werden die Daten verschlüsselt gespeichert?
Ja. Importierte Patientenakten werden wie alle Patientendaten verschlüsselt gespeichert. Mehr dazu in Datenschutz, Hosting & DSGVO bei Align Health.

Werden bereits vorhandene Patientenakten mit den importierten zusammengeführt?
Nein. Das ist bewusst so, um fehlerhafte Zusammenführungen verschiedener Personen zu vermeiden. Führen Sie den Import deshalb möglichst durch, bevor Sie Align Health im Alltag nutzen.

Was passiert mit den hochgeladenen Dateien?
Align Health löscht die hochgeladenen Exportdateien, sobald der Import abgeschlossen ist.

Welche Rückmeldung erhalte ich nach dem Import?
Sie erhalten eine Importstatistik mit der Zahl der neu angelegten, der übersprungenen und der nicht übernommenen Datensätze.