Technische Anforderungen & Implementierung

Patientendaten aus Aposoft übernehmen

Welche CSV-Datei wir aus Aposoft brauchen, welche Spalten als Patientenakte übernommen werden, welche Datensätze wir überspringen, etwa ohne Geburtsdatum, und wie Sie die Daten sicher übermitteln.

Zuletzt aktualisiert: 19. Oktober 2026

Überblick

Sie nutzen Aposoft und führen Align Health ein? Dann übernehmen wir Ihre bestehenden Kundendaten als Patientenakten in das Apothekenportal. So starten Sie mit einer gefüllten Patientenliste und müssen Ihre Stammkund:innen nicht einzeln anlegen.

Dieser Artikel richtet sich an Administrator:innen Ihrer Apotheke. Er beschreibt, welchen Export wir aus dem Aposoft-Warenwirtschaftssystem brauchen, welche Daten übernommen werden und welche Datensätze wir nicht übernehmen können.

🔒 Kundendaten sind besonders schützenswerte Gesundheitsdaten. Senden Sie den Export niemals per E-Mail oder über einen anderen unverschlüsselten Weg. Nutzen Sie ausschließlich den sicheren Upload-Link, den Ihnen das Align-Team bereitstellt.

Voraussetzungen

Ihre Apotheke ist in Align Health eingerichtet.
Sie haben in Aposoft die Berechtigung, Kundendaten als CSV-Datei zu exportieren.
Sie haben mit dem Align-Team einen Termin für die Datenübernahme abgestimmt und einen sicheren Upload-Link erhalten.

Welche Datei wir brauchen

Wir brauchen eine CSV-Datei mit Ihren Kundendaten:

Trennzeichen: Semikolon (;)
Kopfzeile: Die erste Zeile enthält die Spaltennamen. Ohne Kopfzeile ist kein Import möglich.
Zeichenkodierung: UTF-8 (mit oder ohne BOM) oder Windows-1252 (ANSI). So bleiben Umlaute erhalten.
Ein Datensatz pro Zeile. Leere Zeilen werden übersprungen.

Spalten der Datei

Die Kopfzeile muss diese sieben Spalten enthalten. Die Namen müssen genau so lauten. Die Reihenfolge ist frei. Weitere Spalten stören nicht, sie werden nicht übernommen.

Spalte	Pflichtwert	Wird in Align Health zu
NNAME	Ja	Nachname
VNAME	Ja	Vorname
GEBURT	Ja	Geburtsdatum im Format TT.MM.JJJJ
ANREDE	Nein	Geschlecht: enthält „Frau“ wird weiblich, enthält „Herr“ wird männlich, sonst unbekannt
HANDYNR	Nein	Mobilnummer
TELEFON	Nein	Mobilnummer, nur wenn HANDYNR leer ist
TITEL	Nein	Wird nicht übernommen, die Spalte muss aber vorhanden sein

Fehlt eine der sieben Spalten in der Kopfzeile, lehnen wir die ganze Datei ab. Dann wird kein Datensatz übernommen.

Schritt für Schritt

Stimmen Sie mit dem Align-Team einen Termin für die Datenübernahme ab. Sie erhalten einen sicheren Link, über den Sie die Exportdateien auf die Server von Align Health hochladen.
Exportieren Sie in Aposoft Ihre Kundendaten als CSV-Datei mit den Spalten aus der Tabelle oben. Solche Exporte erstellen Sie in der Regel mit dem Listen- bzw. Berichtsgenerator Ihres Warenwirtschaftssystems. Wenn Sie unsicher sind, hilft Ihnen das Align-Team.
Prüfen Sie, dass die erste Zeile die Spaltennamen enthält und die Werte durch Semikolon getrennt sind.
Bearbeiten Sie die Datei nicht in Excel. Beim Speichern können sich Trennzeichen, Zeichenkodierung oder Datumsformat ändern.
Laden Sie die Datei über den sicheren Link hoch.
Das Align-Team führt den Import für Ihre Apotheke durch. Danach erhalten Sie eine Importstatistik: wie viele Patientenakten neu angelegt wurden, wie viele Datensätze als bereits importiert übersprungen wurden und wie viele nicht übernommen werden konnten.
Prüfen Sie im Apothekenportal unter Patienten einige Patientenakten stichprobenartig.
Löschen Sie die Exportdatei von Ihrem Rechner, sobald Sie die Importstatistik erhalten haben. Align Health löscht die hochgeladenen Dateien, sobald der Import abgeschlossen ist.

Welche Daten übernommen werden

Für jede Kundin und jeden Kunden mit Nachname, Vorname und gültigem Geburtsdatum legt Align Health eine Patientenakte an. Übernommen werden:

Nachname, Vorname und Geburtsdatum
Geschlecht aus der Anrede: „Frau“ wird weiblich, „Herr“ oder „Herrn“ wird männlich, auch mit Zusatz wie „Herr Dr.“. Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle.
Eine Telefonnummer: die Handynummer, sonst die Telefonnummer

Alle Daten werden wie jede andere Patientenakte verschlüsselt gespeichert.

Einschränkungen: was wir nicht übernehmen

Diese Datensätze werden nicht übernommen:

Ohne Geburtsdatum. Fehlt das Geburtsdatum oder ist es ungültig, übernehmen wir den Datensatz nicht. Ungültig sind zum Beispiel zweistellige Jahreszahlen (01.02.49) oder Daten, die es nicht gibt (31.02.1980).
Ohne Nachname oder Vorname.
Mit sehr langen Namen. Sind Nachname und Vorname zusammen außergewöhnlich lang (zusammen mehr als etwa 240 Zeichen), übernehmen wir den Datensatz nicht.
Doppelt in der Datei. Stehen Nachname, Vorname und Geburtsdatum mehrfach in der Datei, übernehmen wir nur den ersten Eintrag. Groß- und Kleinschreibung spielt dabei keine Rolle.

Diese Angaben werden angepasst:

Eine Anrede ohne „Frau“ oder „Herr“, zum Beispiel „Firma“, „Fam.“ oder eine leere Anrede, ergibt das Geschlecht unbekannt. Der Datensatz wird trotzdem übernommen. Ergänzen Sie das Geschlecht bei Bedarf in der Patientenakte.
Die Telefonnummer übernehmen wir unverändert in das Feld Mobilnummer, auch wenn es eine Festnetznummer ist.

Diese Daten übernimmt der Import grundsätzlich nicht:

E-Mail-Adresse und Postanschrift, diese Angaben liest der Import nicht
Titel
Einwilligungen der Patient:innen
Termine, Abverkäufe, Medikation und Rezepte

Doppelte Patientenakten und erneuter Import

Erneuter Import: Senden Sie später einen neuen Export, legt Align Health nur Kund:innen an, die noch nicht importiert wurden. Bereits importierte Datensätze erkennen wir an Nachname, Vorname und Geburtsdatum und überspringen sie.
Keine Aktualisierung: Ein erneuter Import ändert bestehende Patientenakten nicht. Hat sich zum Beispiel eine Telefonnummer geändert, passen Sie sie im Apothekenportal selbst an.
Namensänderungen: Hat sich der Nachname geändert, erkennt der Import die Person nicht wieder und legt eine zweite Akte an.
Kein Zusammenführen mit vorhandenen Akten: Der Import vergleicht nur mit früheren Aposoft-Importen. Patientenakten, die vor dem Import in Align Health angelegt wurden, etwa durch eine Buchung im Patientenportal oder von Ihrem Team, führen wir bewusst nicht mit importierten Akten zusammen. So vermeiden wir fehlerhafte Zusammenführungen verschiedener Personen. Hat eine Person bereits eine Akte, entsteht eine zweite. Führen Sie den Import deshalb möglichst durch, bevor Sie Align Health im Alltag nutzen.

Nach dem Import

Importierte Patient:innen erhalten durch den Import keine Nachricht.
Der Import setzt keine Einwilligungen. Jede importierte Akte zeigt zunächst 0/5 Einwilligungen. Terminbestätigungen und Terminerinnerungen gehen nur über Kanäle mit gesetzter Einwilligung. Setzen Sie Einwilligungen nur, wenn die Zustimmung vorliegt.
Ergänzen Sie E-Mail-Adresse und Anschrift bei Bedarf in der Patientenakte.

Häufige Fehler

Spalte fehlt oder ist umbenannt. Fehlt eine der sieben Spalten, auch TITEL, wird die ganze Datei abgelehnt.
Falsches Trennzeichen. Die Datei muss Semikolons verwenden, keine Kommas oder Tabulatoren.
Die Datei in Excel bearbeiten. Senden Sie den unveränderten Export.
Den Export per E-Mail senden. Laden Sie die Dateien nur über den sicheren Upload-Link hoch.
Fehlende Geburtsdaten. Ergänzen Sie das Geburtsdatum vor dem Export in Aposoft, wenn Sie diese Kund:innen übernehmen möchten.

FAQ

Warum fehlen einige Kund:innen nach dem Import?
Die Importstatistik zeigt, wie viele Datensätze nicht übernommen werden konnten. Meist fehlt das Geburtsdatum oder es ist ungültig. Ergänzen Sie die Angaben in Aposoft und senden Sie einen neuen Export. Bereits importierte Kund:innen werden dabei nicht doppelt angelegt.

Warum steht bei manchen Patient:innen das Geschlecht „unbekannt“?
Die Anrede in Aposoft enthielt weder „Frau“ noch „Herr“. Ergänzen Sie das Geschlecht in der Patientenakte.

Kann ich den Import selbst im Apothekenportal starten?
Nein. Den Import führt das Align-Team für Ihre Apotheke durch.

Werden bereits vorhandene Patientenakten mit den importierten zusammengeführt?
Nein. Akten, die vor dem Import in Align Health angelegt wurden, führen wir bewusst nicht mit importierten Akten zusammen. So vermeiden wir, dass Daten verschiedener Personen fälschlich zusammengeführt werden. Führen Sie den Import deshalb möglichst durch, bevor Sie Align Health im Alltag nutzen.

Was passiert mit den hochgeladenen Dateien?
Align Health löscht die hochgeladenen Exportdateien, sobald der Import abgeschlossen ist.

Werden Patient:innen über den Import informiert?
Nein. Der Import verschickt keine E-Mails, SMS oder WhatsApp-Nachrichten.

Werden E-Mail-Adressen übernommen?
Nein. Der Aposoft-Import übernimmt nur Name, Geburtsdatum, Geschlecht und eine Telefonnummer.

Werden Änderungen aus Aposoft später automatisch übernommen?
Nein. Es gibt keine laufende Synchronisierung. Ein erneuter Import ergänzt nur neue Kund:innen.