Leistungen & Terminarten anlegen
Leistungen im Apothekenportal unter Verwaltung anlegen und bearbeiten: Texte mit Übersetzen, Konfiguration, Räume mit Dauer, Vorlaufzeit und Sichtbarkeit, Hinweise, Workflow und Formulare.
Zuletzt aktualisiert: 22. Oktober 2026
Überblick
Ihre Dienstleistungen legen Sie im Apothekenportal unter Verwaltung › Leistungen verwalten an. Jede Dienstleistung braucht einen Titel, eine Beschreibung, eine Kategorie und mindestens einen aktiven Raum. Für jeden aktiven Raum legen Sie Dauer, Mindestvorlaufzeit und Sichtbarkeit fest. Optional hinterlegen Sie Hinweise, Workflows und Formulare.
Online buchbare Zeiten legen Sie im Terminplan unter Verfügbarkeit fest, nicht im Leistungsformular.
Voraussetzungen
- Rolle: Administrator
- Zugriff auf: Verwaltung (Leistungen verwalten)
- Zeitbedarf: ca. 10 Min.
Schritt-für-Schritt
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Verwaltung öffnen. Klicken Sie links auf Verwaltung. Sie sehen sechs Karten: Leistungen verwalten, Standorte verwalten, Teammitglieder verwalten, Zielgruppen, Workflows und Formulare.
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Leistungen öffnen. Öffnen Sie Leistungen verwalten. Die Liste gruppiert vorhandene Leistungen nach Kategorie, zum Beispiel Beratung, Impfungen und Labortests. Filtern Sie oben nach Kategorie oder lassen Sie Alle aktiv. Bestehende Einträge öffnen Sie über Bearbeiten. Eine neue Leistung starten Sie unten rechts mit dem runden Plus-Button.
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Formular öffnen. Das Formular öffnet sich als Seitenpanel rechts neben der Liste. Bei einer neuen Leistung heißt es Neue Leistung, bei einer bestehenden Leistung bearbeiten. Es hat sieben nummerierte Abschnitte: Texte, Konfiguration, Standorte, Hinweise, Workflow, Formulare und Online-Verfügbarkeit. Der Button Speichern steht immer unten rechts.
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Texte hinterlegen. Im Abschnitt Texte tragen Sie Titel und Beschreibung auf Deutsch ein. Der Titel muss eindeutig und für Patient:innen verständlich sein, zum Beispiel Grippeschutzimpfung unter 60. Die Beschreibung sehen Patient:innen bei der Buchung und in den Buchungsbestätigungs-E-Mails. Über die Reiter English, Italiano und Українська ergänzen Sie weitere Sprachen. Mit Übersetzen lassen Sie die anderen Sprachen automatisch aus dem deutschen Text erstellen.
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Konfiguration setzen. Im Abschnitt Konfiguration wählen Sie die Kategorie. Die Kategorie steuert die Gruppierung und die Filter in der Liste. Optional tragen Sie einen Preis (EUR, optional) ein. Alternativ aktivieren Sie Preis auf Anfrage. Dann sehen Patient:innen „Preis auf Anfrage“ statt eines festen Preises. Dokumenten-Upload ist bei neuen Leistungen eingeschaltet. Damit zeigt die Patientenaufnahme ein Feld zum Hochladen von Dokumenten. Schalten Sie es aus, wenn Sie keine Dateien benötigen.
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Räume aktivieren. Gehen Sie zum Abschnitt Standorte. Wählen Sie oben den Reiter Ihres Standorts. Schalten Sie den Raum, in dem die Leistung stattfinden soll, von Inaktiv auf Aktiv. Danach erscheinen drei Felder:
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Dauer (Minuten): Voreingestellt sind 30 Minuten.
- Mindestvorlaufzeit (Stunden): Die Online-Buchung endet so viele Stunden vor Terminbeginn. 0 bedeutet: jederzeit buchbar.
- Sichtbarkeit: Mit Alle Patienten ist die Leistung für alle buchbar. Termine für Zielgruppen erscheinen nur mit dem passenden Buchungslink.
Speichern Sie die Leistung, damit die Raumverknüpfungen übernommen werden.
- Hinweise für Patient:innen setzen. Im Abschnitt Hinweise legen Sie Texte fest, die Patient:innen vor der Terminbestätigung sehen. Hinweise unter Standard gelten für jeden Raum, sofern der Raum keine eigenen Hinweise hat. Unter Raumspezifisch legen Sie eigene Hinweise je Raum fest. Klicken Sie auf Hinweis hinzufügen. Mit den Pfeilen ändern Sie die Reihenfolge. Mit dem Papierkorb löschen Sie einen Hinweis. Da das Patientenportal in mehreren Sprachen verfügbar ist, müssen alle Texte und Hinweise in diese Sprachen übersetzt werden. Klicken Sie auf “Übersetzen”, um die automatische Übersetzung zu erhalten.
- Workflow und Formulare zuweisen (optional). Im Abschnitt Workflow weisen Sie über Workflow hinzufügen vorhandene Workflows zu. Neue Workflows legen Superadmins unter Verwaltung › Workflows an. Der Link Workflows öffnen führt direkt dorthin. Im Abschnitt Formulare wählen Sie je Raum die Formulare, die Patient:innen vor dem Termin ausfüllen sollen.
- Online-Verfügbarkeit beachten und speichern. Der Abschnitt Online-Verfügbarkeit enthält keine Einstellungen. Online buchbare Verfügbarkeiten legen Sie im Terminplan unter Verfügbarkeit fest. Der Link Terminplan führt direkt dorthin. Klicken Sie zum Schluss auf Speichern.
Häufige Fehler
- Raum nicht aktiviert. Ohne aktiven Raum kann die Leistung an diesem Standort nicht gebucht werden. Speichern Sie nach dem Aktivieren.
- Panel ohne Speichern schließen. Wenn Sie das Panel mit dem X schließen, fragt das Apothekenportal nach: „Ungespeicherte Änderungen“. Mit Verwerfen gehen Ihre Änderungen verloren. Klicken Sie auf Abbrechen und dann auf Speichern.
- Unklarer Titel. Kryptische Kürzel verwirren Patient:innen. Verwenden Sie den Namen, den Ihr Team auch am Tresen nutzt.
- Falsche Sichtbarkeit. Ist ein Raum nicht für Alle Patienten sichtbar, erscheint die Leistung dort nur über den passenden Zielgruppen-Buchungslink.
- Mindestvorlaufzeit bei 0 belassen. 0 bedeutet: buchbar bis zum Terminbeginn. Tragen Sie Stunden ein, wenn Ihr Team Vorbereitung braucht.
FAQ
Was ist der Unterschied zwischen anlegen und hinterlegen?
Dieser Artikel beschreibt das Anlegen und Bearbeiten einer Leistung im Formular. Details zu Texten, Räumen und Patientenhinweisen finden Sie auch unter Dienstleistungen korrekt dokumentieren und hinterlegen.
Kann ich eine Leistung später ändern oder vorübergehend abschalten?
Ja. Öffnen Sie Bearbeiten. Schalten Sie den Raum am Standort auf Inaktiv, wenn die Leistung dort nicht mehr angeboten werden soll. Titel, Beschreibung und Hinweise können Sie jederzeit anpassen und speichern. Bestehende Termine bleiben erhalten.
Wann sehen Patient:innen die Leistung in der Online-Buchung?
Nach dem Speichern und sobald im Terminplan eine Verfügbarkeit für diese Leistung und diesen Raum liegt. Bei einer Zielgruppen-Sichtbarkeit sehen Patient:innen sie nur über den passenden Buchungslink.
Warum fehlt eine Kategorie in der Filterleiste?
Filter erscheinen nur für Kategorien, die mindestens eine gespeicherte Leistung haben.
Was bewirken Workflow und Formulare im Leistungsformular?
Workflow weist vorhandene Workflows zu. Neue Workflows legen Superadmins unter Workflows an. Formulare verknüpfen Formularvorlagen mit Räumen, damit Patient:innen sie bei der Buchung ausfüllen.
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