Align Health Kalender- & Terminmanagement

Einwilligungen der Patient:innen: wie sie entstehen und wie Sie sie pflegen

Warum manche Patientenakten Einwilligungen haben und andere nicht: wie Selbstbuchung im Patientenportal, das Anlegen von Patient:innen und die Terminbuchung im Apothekenportal die Einwilligungen setzen, und wie Sie sie prüfen und ändern.

Zuletzt aktualisiert: 9. Oktober 2026

Überblick

Dieser Artikel erklärt, wie die Einwilligungen einer Patientin oder eines Patienten in Align Health entstehen und wie Sie sie im Apothekenportal prüfen und ändern.

Vielleicht ist Ihnen aufgefallen, dass manche Patientenakten Einwilligungen enthalten und andere nicht. Das liegt nicht an einer Einstellung. Es hängt davon ab, wer den Termin gebucht hat und ob Ihr Team die Einwilligungen später angepasst hat.

Die fünf Einwilligungen

Jede Patientenakte hat fünf Einwilligungen. Jede ist entweder gesetzt oder nicht gesetzt.

KI-Technologien / externe Server: Anwendung von KI-Technologien und Verarbeitung von Daten auf externen Servern
Kontakt im Rahmen der Terminvorbereitung: Kontakt durch die Apotheke per E-Mail im Rahmen der Terminvorbereitung
Kontakt per SMS: Kontakt per SMS im Rahmen der Terminvorbereitung
Kontakt per WhatsApp: Kontakt per WhatsApp im Rahmen der Terminvorbereitung
Kontakt zu zusätzlichen Leistungen: Kontakt zu zusätzlichen Leistungen der Apotheke

Solange niemand eine Einwilligung erfasst hat, steht darunter Nicht gesetzt. Jede Änderung wird mit Datum und Person gespeichert. Sie sehen das als Zuletzt geändert: Datum von Name. Frühere Stände bleiben erhalten und werden nicht überschrieben.

Wie Einwilligungen entstehen

Die Patientin oder der Patient bucht selbst im Patientenportal

Beim Buchen fragt das Patientenportal: Wie möchten Sie Ihre Terminbestätigung erhalten? Zur Auswahl stehen E-Mail, SMS und WhatsApp. Mindestens eine Option ist Pflicht. SMS und WhatsApp setzen eine Mobilnummer voraus.

Align Health speichert diese Auswahl als Einwilligung für den jeweiligen Kanal. Wer zum Beispiel E-Mail wählt, hat danach Kontakt im Rahmen der Terminvorbereitung gesetzt.

KI-Technologien / externe Server und Kontakt zu zusätzlichen Leistungen fragt das Patientenportal nicht ab. Diese beiden Einwilligungen bleiben bei selbst gebuchten Terminen Nicht gesetzt, bis Ihr Team sie erfasst.

Ihr Team legt eine neue Patientin oder einen neuen Patienten an

Im Formular Patient erstellen finden Sie unter der E-Mail-Adresse das Feld Kontakt erlaubt. Ist es angehakt, setzt Align Health Kontakt im Rahmen der Terminvorbereitung (wenn eine E-Mail-Adresse eingetragen ist) und Kontakt per SMS (wenn eine Mobilnummer eingetragen ist).

Am Ende des Formulars, unter Einwilligung des Patienten, können Sie zusätzlich die Einwilligungen zu KI-Technologien / externen Servern und zu zusätzlichen Leistungen anhaken. Eigene Felder für SMS oder WhatsApp gibt es in diesem Formular nicht.

Formular „Patient erstellen“: „Kontakt erlaubt“ unter der E-Mail-Adresse und die Einwilligungen zu KI und zusätzlichen Leistungen am Ende

Lassen Sie die Felder leer, erfasst Align Health keine Einwilligung. Die Patientenakte zeigt dann 0 von 5 Einwilligungen als gesetzt.

Ihr Team bucht einen Termin im Apothekenportal

Beim Buchen eines Termins fragt das Apothekenportal: Soll der Patient Terminbestätigung und Terminerinnerung erhalten?

Termin buchen: Die Frage nach Terminbestätigung und Terminerinnerung steht bei Max Mustermann auf „Ja“

Die Antwort ist vorausgefüllt. Sie steht auf Ja, wenn bereits Kontakt im Rahmen der Terminvorbereitung oder Kontakt per SMS gesetzt ist, sonst auf Nein.
Ändern Sie die Antwort, passt Align Health beim Buchen die Einwilligungen Kontakt im Rahmen der Terminvorbereitung und Kontakt per SMS an. Ja setzt beide, Nein entfernt beide.
Lassen Sie die Antwort unverändert, bleiben die Einwilligungen, wie sie sind.

Kontakt per WhatsApp, KI-Technologien / externe Server und Kontakt zu zusätzlichen Leistungen ändert diese Frage nicht.

Schritt für Schritt: Einwilligungen prüfen und ändern

Öffnen Sie im Apothekenportal über Patienten die gewünschte Patientenakte.
Klicken Sie im Kopfbereich auf Einwilligungen. Die Zahl daneben zeigt, wie viele der fünf Einwilligungen gesetzt sind, zum Beispiel 2/5.
Prüfen Sie im Fenster Einwilligung des Patienten die fünf Punkte. Unter jedem Punkt sehen Sie, wann und von wem er zuletzt geändert wurde.
Setzen oder entfernen Sie den Haken. Die Änderung wird sofort gespeichert. Die Aktivierung der Einwilligung erfordert die Zustimmung der Patient:innen.
Schließen Sie das Fenster mit Schließen.

Sie können die Einwilligungen jederzeit von Hand öffnen und ändern. Dafür brauchen Sie keine Einstellung und keinen Termin.

Was die Einwilligungen bewirken

Align Health sendet Terminbestätigungen und Terminerinnerungen nur über Kanäle, für die eine Einwilligung gesetzt ist. Fehlt sie, erhält die Patientin oder der Patient über diesen Kanal keine Nachricht. In der Aufgabenliste kann dann als Grund Keine Einwilligung zur Patientenkontaktaufnahme erscheinen.

Für das Buchen eines Termins ist keine Einwilligung nötig. Ein Termin lässt sich auch bei 0/5 anlegen.

Häufige Fehler

Einwilligungen ohne Zustimmung setzen. Setzen Sie eine Einwilligung nur, wenn die Patientin oder der Patient zugestimmt hat.
Bei der Terminbuchung versehentlich „Nein“ wählen. Damit entfernen Sie die Einwilligungen für E-Mail und SMS. Die Person erhält dann keine Bestätigung und keine Erinnerung mehr.
Einwilligung mit Impf-Einwilligung verwechseln. Die fünf Einwilligungen betreffen Kontakt, KI und zusätzliche Leistungen. Die Einwilligung in eine Impfung ist ein eigenes Formular im Termin.

FAQ

Warum haben manche Patient:innen Einwilligungen und andere nicht?
Wer selbst im Patientenportal bucht, wählt dort die Kanäle für die Terminbestätigung. Daraus entstehen die Kontakt-Einwilligungen. Legt Ihr Team die Person an, ohne Kontakt erlaubt anzuhaken, bleiben alle Einwilligungen Nicht gesetzt.

Ist das eine Einstellung meiner Apotheke?
Nein. Es gibt keine Einstellung, die Einwilligungen automatisch setzt. Sie entstehen bei der Buchung oder werden von Ihrem Team erfasst.

Kann ich die Einwilligungen von Hand öffnen?
Ja. In jeder Patientenakte über Einwilligungen im Kopfbereich.

Was mache ich, wenn jemand eine Einwilligung widerruft?
Öffnen Sie Einwilligungen in der Patientenakte und entfernen Sie den Haken. Datum und Ihr Name werden gespeichert.

Wo sehe ich, wer eine Einwilligung gesetzt hat?
Im Fenster Einwilligung des Patienten unter dem jeweiligen Punkt.

Ist die Einwilligung in die Impfung dasselbe?
Nein. Die Einwilligung in eine Impfung füllen Sie als Formular im Termin aus. Sie erscheint nicht unter den fünf Einwilligungen in der Patientenakte.